błędy w dziale I-O
Ludzie są tylko ludźmi, tak jak maszyny są tylko maszynami. To tyczy się również pracowników wydziałów ksiąg wieczystych sądów rejonowych oraz ich komputerów. Wszystkim zdarzają się pomyłki, mniejsze czy większe. Do tego dochodzą od czasu do czasu zmiany administracyjne, zmiany przepisów, zmiany regulaminów czy zmiany praktyk… Działy I-O ksiąg wieczystych nie są odporne na błędy, a informacje w nich zawarte nie zawsze za tymi zmianami nadążają.
Dobra wiadomość jest taka, że z większość błędów można naprawić szybko, sprawnie i bezproblemowo – to czysta formalność. Zła wiadomość z kolei jest taka, że niestety za korektę wielu z tych błędów będziemy musieli zapłacić – nawet pomimo tego, że powstały zupełnie nie z naszej winy i zupełnie od nas niezależnie!
Skąd zatem mogą powstać rozbieżności, nieścisłości, błędy w dziale I-O księgi wieczystej?
Najczęstsze błędy w dziale I-O księgi wieczystej
– Błędy migracji
Jest ich chyba najwięcej i pojawić się mogą we wszystkich działach księgi wieczystej. Terminem „migracja” określamy proces przenoszenia treści papierowych ksiąg wieczystych do wersji elektronicznej – w praktyce oznacza to przepisywanie wszystkich aktualnych wpisów z papierowej księgi wieczystej do komputera. Wszyscy jesteśmy tylko ludźmi i wszyscy popełniamy błędy. Również osoby pracujące przy przenoszeniu (=przepisywaniu) treści ksiąg wieczystych papierowych do wersji elektronicznej.
Błędy migracji w dziale I-O to najczęściej literówki w nazwach miejscowości czy ulic, czeskie błędy (zamiana miejscami cyfr) w powierzchniach lokali czy działek, w numerach działek czy przesunięcie miejsca położenia przecinka w powierzchni. Zdają się być poważnymi błędami – szczególnie błędnie podana powierzchnia. Nieprawidłowe zapisy faktycznie mogą wprowadzić w błąd potencjalnego nabywcę lokalu czy nieruchomości, dlatego zapisy w dziale I-O należy zawsze potwierdzić w innych dokumentach. Z formalnego punktu widzenia w praktyce błędy te nie stanowią większego problemu i bardzo łatwo je poprawić, czyli „wyprostować” treść księgi wieczystej. W większości wypadków nie trzeba nawet przedstawiać aktualnych dokumentów. Wystarczy powołać się na poprzednie dokumenty, znajdujące się już w aktach księgi wieczystej (czyli w papierowej teczce zawierającej wszelkie dokumenty dotyczące danej nieruchomości czy mieszkania, znajdującej się w sądzie).
Niestety, pomimo tego, że błędy te nie wyniknęły z winy właściciela nieruchomości czy mieszkania ani też z jego zaniedbania i powstały całkowicie od właściciela niezależnie będzie on musiał za ich sprostowanie zapłacić 🙁 Obecnie opłata za sprostowanie działu I-O księgi wieczystej wynosi 60 zł (według cennika na dzień 16.11.2017 r.).
– Pomyłki sędziego / referendarza dokonującego wpisu do księgi wieczystej
Podobnym rodzajem błędów są pomyłki sądu przy dokonywaniu nowych wpisów – powstałe zarówno przy zakładaniu nowej księgi wieczystej, jak i podczas dokonywania zmian aktualnych wpisów na wniosek właścicieli. Tu też mogą znaleźć się literówki, czeskie błędy, braki itp. Dlatego tak ważne jest szczegółowe czytanie zawiadomień o zmianach wpisów w księdze wieczystej. Są to pisma, które sąd – wydział wieczysto-księgowy – wysyła do Was po dokonaniu jakiegokolwiek wpisu czy wykreślenia w księdze wieczystej, w której wpisani jesteśmy jako właściciele bądź uprawnieni. Dlaczego warto zawiadomienie takie przeczytać niezwłocznie po otrzymaniu i to bardzo bardzo dokładnie? Ponieważ w przypadku dostrzeżenia błędu we wpisie musimy złożyć wniosek o jego sprostowanie. I jeśli wniosek taki złożymy odpowiednio szybko (tzn. w ciągu tygodnia od otrzymania zawiadomienia jeśli wpisu dokonywał sędzia lub w ciągu dwóch tygodni jeśli wpisu dokonywał referendarz) błąd zostanie sprostowany „z urzędu”, co znaczy bez opłat. Jeśli odłożymy to na później i wniosek złożymy po upływie zastrzeżonego terminu, czy to po miesiącu czy po 2 latach, będziemy musieli za sprostowanie zapłacić – obecnie obowiązuje opłata 60 zł (według cennika na dzień 16.11.2017 r.). Liczy się czas, a nie fakt, że to wina sądu. Kolejne potwierdzenie, że „czas to pieniądz” 😉
– Zmiany administracyjne
Począwszy od reformy podziału administracyjnego państwa (nowe województwa od 1999), a skończywszy na lokalnej zmianie nazw ulic czy numeracji budynków. Czasem coś się może zmienić w naszym adresie zupełnie niezależnie od nas – zmieniamy adres bez przeprowadzki 🙂 Zdarzają się nawet przypadki, że kiedyś dana miejscowość przyporządkowana była do jednej gminy, obecnie jest do innej, a informacje wpisane w księdze wieczystej mogą być już nieaktualne.
Z pewnością zaskoczeniem dla przeciętnego obywatela jest fakt, że zmiany tego typu nie są automatycznie nanoszone w księgach wieczystych. Mamy rok 2017, 18 lat po reformie administracyjnej, a w wielu księgach wieczystych na terenie całego kraju wciąż znajdziemy nieruchomości opisane jako położone np. w województwie częstochowskim czy lubelskim. To do nas jako właścicieli / uprawnionych wpisanych w księdze wieczystej należy obowiązek i inicjatywa, aby wpisy te uaktualnić. W tym celu należy złożyć w wydziale wieczysto-księgowym sądu wniosek o sprostowanie działu I-O księgi wieczystej i dołączyć do niego odpowiedni dokument, z którego wynikać będzie stan aktualny oraz w razie konieczności opis podstawy zmiany. Dokumentem tym będzie wypis z rejestru gruntów w przypadku nieruchomości gruntowej, wypis z rejestru lokali w przypadku nieruchomości lokalowej czy zaświadczenie ze spółdzielni mieszkaniowej w przypadku spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu. Na podstawie wniosku o sprostowanie działu I-O oraz dołączonego wypisu czy zaświadczenia sąd uaktualni wpis w dziale I-O odnośnie położenia nieruchomości.
– zmiany w spółdzielni mieszkaniowej / wspólnocie
Innym powodem istnienia niezgodności w dziale I-O księgi wieczystej są zmiany w „polityce”, czyli zasadach obowiązujących w spółdzielni mieszkaniowej czy we wspólnocie. Typowym przykładem są tzw. „loggie” (czyli takie „zabudowane balkony”). Dawniej powierzchnia loggii zwykle wliczana była do powierzchni użytkowej mieszkania, czyli powierzchnia mieszkania wpisana w księdze wieczystej obejmowała powierzchnię wszystkich pomieszczeń w mieszkaniu (pokoi, kuchni, łazienki itd.) oraz powierzchnię loggii. Obecnie najczęściej powierzchni tej nie wlicza się do powierzchni użytkowej mieszkania, a co za tym idzie powierzchnia mieszkania podana w aktualnym zaświadczeniu ze spółdzielni mieszkaniowej czy wspólnoty będzie mniejsza.
Z błędem tym możemy również szybko i stosunkowo bezproblemowo się uporać – wystarczy wniosek o sprostowanie działu I-O księgi wieczystej wraz z załączonym dokumentem potwierdzającym stan aktualny i wyjaśniającym przyczynę zmiany (czyli zaświadczeniem ze spółdzielni mieszkaniowej lub wypisem z rejestru lokali). I po raz kolejny – plus niestety opłata w wysokości 60 zł (według cennika na dzień 16.11.2017 r.).
– nowe pomiary geodezyjne
Postęp technologiczny następuje każdego dnia niemal w każdej otaczającej nas dziedzinie życia. Techniki i narzędzia wykorzystywane przez geodetów wyznaczania granic działek oraz do dokonywania pomiarów ich powierzchni nie są tu wyjątkiem. W wielu księgach wieczystych od bardzo dawna nie dokonywano żadnych zmian, a powierzenie działek wpisane są na podstawie dokumentów i pomiarów sporządzanych nawet kilkadziesiąt lat temu. Pomiary dokonywane obecnie są o niebo dokładniejsze – stąd mogą powstać mniejsze lub większe rozbieżności w powierzchni.
Błąd ten naprawiamy w sposób analogiczny do korekty powierzchni mieszkania – poprzez złożenie do sądu właściwego wniosku, dołączenie wypisu z rejestru gruntów i wniesienie opłaty w wysokości 60 zł (według cennika na dzień 16.11.2017 r.).
Dokumenty służące do korygowania błędów w dziale I-O księgi wieczystej to:
– wypis z rejestru gruntów – dla nieruchomości gruntowych
– wypis z rejestru lokali – dla nieruchomości lokalowych
– zaświadczenie ze spółdzielni mieszkaniowej – dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu
Wypisy z rejestrów gruntów i lokali wydawane są przez wydziały geodezji / katastru nieruchomości urzędów miasta / dzielnicy dla nieruchomości położonych na terenie miast oraz przez analogiczne wydziały w starostwach powiatowych dla nieruchomości położonych na terenie gmin nie będących miastami. Są niestety wydawane odpłatnie…
Zaświadczenia w spółdzielni mieszkaniowej na szczęście wydawane są bezpłatnie.
Wszystkie te dokumenty zwykle uzyskamy od ręki bądź następnego dnia roboczego. Zapamiętać należy, że są one wydawane jedynie właścicielom nieruchomości czy mieszkań lub osobom posiadającym od nich pisemne upoważnienie. Wyjątek to pobranie wypisu z rejestru gruntów (czy budynków) opisującego działkę czy działki, na których wybudowany został blok (czy też opisującego sam blok w przypadku wypisu z rejestru budynków) przez osobę, której przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu w tym bloku – pomimo tego, że osoba ta nie jest właścicielem, współwłaścicielem ani użytkownikiem wieczystym tej nieruchomości. To oczywiste, że powinniśmy mieć prawo do wglądu tego typu dokumentów odnośnie bloku, w którym mamy mieszkanie i bardzo dobrze, że urzędy nie utrudniają nam tego niepotrzebnie.
A skoro wspomniane zostało upoważnienie… być może przyda Ci się więcej szczegółów. Do wyciągnięcia wyżej opisanych typów dokumentów (wypisy, zaświadczenia) w urzędach wystarczy upoważnienie w zwykłej formie pisemnej. Może być napisane odręcznie bądź wydrukowane z komputera, lecz z odręcznym podpisem osoby udzielającej pełnomocnictwa. Pewnie dla wielu z Was zaskoczeniem będzie (choć może nie, nasze państwo i publiczna administracja już niewielu zaskakuje pomysłowością w ustalaniu opłat…) fakt, że od udzielonego pełnomocnictwa uiścić należy opłatę skarbową – na chwilę obecną (listopad 2017 roku) w wysokości 17 zł. Opłatę tę uiścić można w kasach urzędów, sądów bądź przez Internet. Na szczęście z opłaty tej zwolnione są osoby najbliższe, czyli jeśli pełnomocnikiem będzie małżonek, rodzic, dziecko czy brat / siostra mocodawcy nie musimy nic płacić 🙂 Niestety zwolnienie nie obejmuje już niestety zięcia / synowej, teścia / teściowej, szwagra / szwagierki / bratowej itp., czyli jeśli upoważnisz dalszego krewnego, sąsiada, przyjaciela czy kolegę z pracy pełnomocnik płaci 17 zł. Bez tej opłaty większość urzędników uzna pełnomocnictwo za nieważne. Szerzej na temat pełnomocnictw będziesz mógł przeczytać jednym z kolejnych wpisów.
Tymczasem już teraz zaproś znajomych do lektury tego artykułu i pozostałych na blogu. Razem ze mną propaguj tą wiedzę, aby nikt nie ponosił negatywnych konsekwencji jej braku!
Dla miłośników paragrafów:
Ustawa z dnia 6 lipca 1982 roku o księgach wieczystych i hipotece (Dz. U. 1982 Nr 19 poz. 147 ze zm., tekst jednolity Dz. U. 2017 poz. 1007)
Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 15 lutego 2016 roku w sprawie zakładania i prowadzenia ksiąg wieczystych w systemie teleinformatycznym (Dz. U. 2016 poz. 312 ze zm. Dz. U. 2016 poz. 410 i Dz. U. 2017 poz. 1504)
